Neue Trends in der Arbeitswelt: Zwischen Desk-Sharing und Home-Office

Donnerstag, 16. September 2021, 14:18 Uhr

Vor gut einem Jahr haben Jörg Hastreiter und Frank Schönefeld in unserem Podcast über Änderungen der Business- IT durch die Corona-Krise gesprochen. Doch welche Trends sind geblieben und wie wird die neue Arbeitswelt in der MMS gestaltet? Über dies und die daraus resultierenden Herausforderungen sprechen Carina Röllig und Jörg Hastreiter im Interview.

Jörg Hastreiter verantwortet bei der T-Systems MMS als Leiter Business Technology & Excellence die Weiterentwicklung und Bereitstellung der internen Infrastruktur- und Applikationslandschaft. Aufgabenschwerpunkte sind New Work, Business Process Management, Service Management, Enterprise-Architektur, IT-Strategie und Governance sowie unternehmensübergreifende Veränderungsprojekte.

Jörg Hastreiter
Carina Röllig

Carina Röllig ist Personalentwicklerin bei der T-Systems MMS. Ihre Aufgabenschwerpunkte sind Weiterbildungsmöglichkeiten, Neues Arbeiten, Führungskräfteberatung und Change Begleitung. Derzeit begleitet sie das Projekt DeskSharing und We.Work.New.

Seit Beginn der Pandemie ist nun bereits einige Zeit vergangen. Was hat sich in euren Augen am Arbeitsprozess geändert und welche Themen sind jetzt besonders wichtig?   

Carina: Heute arbeiten wir viel stärker virtuell zusammen als vor der Pandemie, reisen weniger. Und wir haben gemerkt, wie gut das gehen kann: Früher waren die Kolleg*innen, die an anderen Standorten oder von zu Hause gearbeitet haben bei Besprechungen oft außen vor, haben vielleicht aufgrund der Tonqualität im Besprechungsraum nicht alles mitbekommen oder konnten die Kolleg*innen nicht sehen. Heute haben alle dieselben Voraussetzungen, was die Meeting-Qualität positiv beeinflusst.

Hilfreich dafür ist auch die verstärkte Anwendung von Tools, wie virtuelle Whiteboards (z.B. Miro, Conceptboard), Online Collaborations- und Videokonferenzsystemen (z.B. WebEx, MS Teams) oder Tools zur Abstimmung bzw. Feedbackabfrage.

Weiterhin haben die Themen Selbststrukturierung und Work-Life-Balance einen höheren Stellenwert bekommen. Diese sind notwendig, um die erforderliche Eigenständigkeit in der neuen Arbeitswelt zu bewältigen, aber auch die Vielzahl an Handlungsmöglichkeiten und Freiheitsgraden auszubalancieren. Die Arbeit von zu Hause verschafft uns die Möglichkeit, Arbeit, Familie und Freizeit an manchen Tagen besser miteinander in Einklang bringen zu können. Auf der anderen Seite ist die Abgrenzung noch schwerer geworden, wenn der Schreibtisch teilweise mit im Wohn- oder Schlafzimmer steht.

Auch die Führungsaufgabe hat sich nochmals massiv gewandelt. Man sitzt nicht mehr überwiegend gemeinsam in einem Flur. Es muss auch über die Entfernung gelingen, einen guten Draht zu den Mitarbeitenden zu haben, Bedürfnisse zu erkennen und die Mitarbeitenden möglichst stärkenorientiert einzusetzen. Noch stärker als zuvor muss Entscheidungsverantwortung übertragen werden. Weiterhin sollten in der verstärkt virtuellen Zusammenarbeit neue Wege gegangen werden, um die Mitarbeitenden weiterhin gut zu informieren, zu motivieren, zu inspirieren und eine Vision aufzuzeigen.

Die Arbeit in der T-Systems MMS ist seit ca. anderthalb Jahren vom Home-Office geprägt. Ist das ein Konzept, das auch in Zukunft in der MMS so weitergeführt werden kann?

Jörg: Grundsätzlich gehen wir davon aus, dass sich der aktuell etablierende Mix, aus Arbeit im Büro und von Zuhause, nachhaltig in der Arbeitswelt verankern wird. Weswegen wir ein hybrides Arbeitsmodell eingeführt haben. Das bestätigen auch die Ergebnisse unserer firmeninternen Umfrage.

Befragungsergebnisse Homeoffice
Tage vor Corona, heute und in Zukunft

Unsere Mitarbeitenden schätzen die mit dem neuen Arbeitsmodell (Arbeit im Büro und von Zuhause) gewonnene Flexibilität. Aus diesem Grund haben wir für uns folgende Leitlinien definiert:

  • Jede*r kann entscheiden, ob Homeoffice oder Büro für seine Tätigkeit geeignet ist.
  • Jede*r, der nicht zu Hause arbeitet, findet an unseren Strandorten einen Arbeitsplatz.
  • Home-Office bzw. Mobile Working wird auch nach der Pandemie weiter möglich sein.

Hier noch einmal der Podcast zum reinhören

Wie weit ist die MMS schon bei der Umsetzung gekommen? Wie wird die Umsetzung koordiniert?

Jörg: Nach unserer Einschätzung befinden wir uns auf dem Weg in die Zukunft auf halber Strecke. Unsere IT war bereits vor der Pandemie in weiten Teilen auf die virtuelle Arbeit ausgelegt. Im letzten halben Jahr haben wir unsere Arbeitsplätze flexibilisiert und führen aktuell Desksharing ein. Im nächsten Schritt werden wir unsere Arbeitsweise auf „Activity Based Working“ umstellen. Das bedeutet:

  • Die Mitarbeitenden können nach der Logik des aktivitätsbasierten Arbeitens wählen, wo sie ihre Arbeit am besten erledigen können. Das kann im Home-Office, bei Kund*innen oder in den Büroräumen an unseren Standorten sein
  • Jede*r soll sicherstellen, dass effizient und bei Bedarf ad hoc kommuniziert werden kann, d.h. dass durch seine Wahl die Arbeit des Teams vor Kund*innen nicht beeinträchtigt wird.

Carina: All diese Veränderungen fanden und finden natürlich nicht ohne Koordination und Einbeziehung der Mitarbeitenden statt. Aus diesem Grund haben wir ein unternehmensübergreifendes Programm „We.Work.New.“ etabliert, bei welchem interessierte Mitarbeitende mitwirken.

Im Programm haben wir uns auf 5 in der Grafik dargestellte Schwerpunkte orientiert.

We Work New Schaubild

Welche Innovationen gingen mit We.Work.New einher? Welche Herausforderungen gab es?

Carina: Als positive Veränderungen bzw. Innovationen nehmen wir bspw. folgende Punkte wahr:

  • Aufgrund der Nutzung virtueller Kommunikations-Tools ist die standortübergreifende Zusammenarbeit wesentlich besser geworden.
  • Durch die massive Reduktion von Dienstreisen tun wir etwas für unsere Umwelt und können gleichzeitig Geld und Zeit einsparen.
  • Aufgrund der Umstellung auf die hybride Arbeitsweise sowie der Einführung von Desksharing konnten wir unseren Büroflächenbedarf reduzieren.
  • Durch die Einführung einer Desksharing App können die Teams die Nutzung der Büroflächen im Self-Service flexibel und unabhängig nutzen. So finden auch bereichsübergreifende Projektteams schnell und unkompliziert eine gemeinsame Fläche.

Natürlich gibt es auch negative Effekte sowie Ängste, für die wir Lösungen finden müssen:

  • Interessant ist, dass überwiegend bei sozialen Aspekten ein negativer Trend in unserer Umfrage widergespiegelt worden ist (siehe Grafik).
veränderungen der Teilaspekte Wie gegenseite Hilfe, Austausch mit der Führungskraft, soziale Kommunikation mit Kollegen
  • Weiterhin wird die Einführung von Desksharing und das Aufgeben des persönlichen Arbeitsplatzes von einigen Kolleg*innen skeptisch gesehen
Desksharing Umfrageergebnisse 21% könneen sich das Desksharing überhaupt nicht vorstellen.
  • Das Onboarding bzw. die Einarbeitung von neuen Kolleg*innen und Lernenden ist schwieriger geworden
  • Das ergonomische und sichere Arbeiten von Zuhause kann aktuell nicht 100 Prozent sichergestellt werden (nicht jede*r hat die Möglichkeit, sich ein Büro einzurichten)


Es wurde jetzt mehrmals Desksharing erwähnt. Wie wird Desksharing genau umgesetzt und wie funktioniert die App?

Jörg: Für das Desksharing haben wir inzwischen die technischen und organisatorischen Voraussetzungen geschaffen. Die Veränderung kann in folgenden Punkten zusammengefasst werden:

  • Arbeitsplätze sollen den Mitarbeitenden nicht mehr fest zugewiesen werden, sondern individuell für einen definierten Zeitraum von den Mitarbeitenden mittels unserer eigenen Desksharing-App auf Grundlage einer Smart Spaces Plattform gebucht werden.
App-Ansicht für das Desksharing
App-Ansicht der Platzbuchung
  • Alle Mitarbeitenden bekommen eine individuelle Ausstattung mit Tastatur, Maus und Headset
  • Mitarbeitende können aufgrund folgender Gründe vom Desksharing ausgenommen werden:
    • aufgabenbezogene Besonderheiten (z.B. Geheimhaltung)
    • in der Person liegende Gründe (z.B. gesundheitliche Beeinträchtigungen, besondere Hilfsmittel)


Wie kann abschließend die zukünftige Arbeitsweise mit der alten verglichen werden?

Jörg: Beide Arbeitsweisen können folgendermaßen verglichen werden:

Früher Zukünftig

Projektmitarbeitende sitzen an ihren persönlichen Schreibtischen verteilt im Gebäude

Mitarbeitende sitzen zu vereinbarten Zeitpunkten zusammen im Büro auf einer gemeinsamen Projektfläche, um den Informationsaustausch zu fördern

Mitarbeitende führen Dienstreisen zu Kund*innen oder zu Kolleg*innen durch

Verteilte Teams arbeiten mit modernden virtuellen Tools

Informationen werden zu großen Teilen telefonisch, im Meeting, per Mail und Chat ausgetauscht

Informationen fließen neben den bewährten Mitteln flexibel und schnell zwischen den Mitarbeitenden des Projektes innerhalb der gemeinsamen Projektfläche

Mitarbeitende befinden sich von Montag bis Freitag im Büro

Mitarbeitende wählen für ihre Tätigkeit (z.B. Silent Work vs. ad hoc Team Collaboration) einen geeigneten Ort

Anhand des Vergleichs kann sich jede*r vorstellen, dass in der Zukunft weniger Meetings, Überstunden und Dienstreisen erforderlich sind. Und das Schöne daran ist – alle haben etwas davon: unsere Kund*innen, unsere Mitarbeitenden, unser Unternehmen und die Umwelt.

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